どんな人がこの記事を読むべきか
・毎日仕事に追われている人
・何から手をつければいいかわからない人
・頑張っているのに仕事が終わらない人
・抜け漏れやミスが多い人
・仕事ができる人の考え方を知りたい人
この記事を読むことでどうなるか
・仕事ができない人の優先順位の特徴がわかる
・本当に重要な仕事を見極められるようになる
・仕事のストレスが減る
・効率的に動けるようになる
・「仕事ができる人」の思考が理解できる
なぜ「優先順位」で仕事の評価が変わるのか
仕事ができる人とできない人。
この差は、能力だけではありません。
実は非常に大きいのが、
「優先順位の付け方」
です。
仕事ができない人ほど、
・全部を急いでやる
・目の前の仕事だけ処理する
・忙しいのに成果が出ない
・重要な仕事を後回しにする
という状態になっています。
逆に仕事ができる人は、
・今やるべきこと
・後回しでいいこと
・自分がやるべき仕事
を整理しています。
つまり、
「何をやらないか」
を決めているのです。
仕事ができない人にありがちな優先順位の特徴
「急ぎ」に振り回される
仕事ができない人ほど、
・電話
・メール
・チャット
・突然の依頼
に全部反応します。
すると、自分の仕事が進みません。
例えば営業でも、
本来やるべき、
・見積
・提案
・顧客フォロー
を後回しにして、細かい対応ばかりしてしまう人がいます。
すると、
「忙しいのに成果が出ない」
状態になります。
「簡単な仕事」から逃げ込む
これは意外と多いです。
人は心理的に、
「すぐ終わる仕事」
をやりたくなります。
例えば、
・メール返信
・資料整理
・軽い確認作業
ばかり進める。
しかし、本当に重要なのは、
・大事な顧客対応
・考える仕事
・トラブル対策
・改善活動
だったりします。
仕事ができない人ほど、
「達成感」
を優先してしまいます。
全部を同じ重さで抱える
仕事ができない人は、
「全部重要」
になりがちです。
すると、
・頭がパンクする
・動けなくなる
・ミスが増える
という状態になります。
しかし実際には、
仕事には必ず優先順位があります。
例えば、
「今日中に顧客へ返答」
と、
「いつでもいい資料整理」
では重さが違います。
ここを整理できる人ほど仕事ができます。
仕事ができる人の優先順位の考え方
「重要」と「緊急」を分けている
仕事ができる人は、
「今すぐ必要」
と、
「本当に重要」
を分けています。
例えば、
・急ぎメール返信
・細かい問い合わせ
は緊急かもしれません。
しかし、
・顧客提案
・改善活動
・トラブル予防
・スキルアップ
の方が、長期的には重要です。
仕事ができない人ほど、
緊急対応だけで1日が終わります。
「成果につながる仕事」を優先する
仕事ができる人は、
「何が成果につながるか」
を考えています。
例えば営業なら、
・顧客訪問
・見積提出
・案件フォロー
などです。
逆に、
・細かい雑務だけ
・意味の薄い会議
・なんとなくの作業
ばかりでは成果につながりません。
つまり、
「忙しい」
と、
「成果が出る」
は別なのです。
「後でいい仕事」を後回しにできる
これも重要です。
仕事ができない人ほど、
全部すぐやろうとします。
しかし仕事ができる人は、
「今やる必要ある？」
を考えています。
例えば、
・今すぐ必要か
・今日じゃなくていいか
・自分がやるべきか
を整理しています。
これはかなり大きいです。
今日からできる優先順位改善法
1. 「今日絶対やること」を3つ決める
おすすめなのがこれです。
朝に、
「今日絶対やること」
を3つだけ決める。
例えば、
・A社見積提出
・不良対応確認
・顧客返答
などです。
これだけで仕事の迷いが減ります。
逆に仕事ができない人は、
「全部やろう」
とします。
だから混乱します。
2. 「重要度」で分ける
おすすめは3段階です。
【最優先】
今日絶対必要
【重要】
できれば今日
【後回しOK】
急がない
これだけでもかなり整理できます。
頭の中だけで管理しないことが重要です。
3. 朝に重要仕事を進める
仕事ができる人は、
集中力が高い時間を重要仕事に使います。
朝は比較的、
・電話が少ない
・邪魔が少ない
・頭が整理されている
ため、
・見積
・分析
・提案資料
・改善検討
などを進めやすいです。
逆に仕事ができない人ほど、
朝から雑務処理で終わります。
4. 「やらない仕事」を決める
これはかなり重要です。
例えば、
・今すぐ不要な資料
・意味の薄い作業
・過剰なメール確認
などです。
仕事ができる人ほど、
「削る力」
があります。
全部頑張ろうとすると、逆に全部中途半端になります。
優先順位が変わると仕事のストレスは激減する
仕事が苦しい人の多くは、
「仕事量」
より、
「整理不足」
で苦しんでいます。
例えば、
・次に何をやるかわからない
・全部急ぎに見える
・頭の中が散らかっている
これがストレスになります。
逆に優先順位が整理されると、
・迷いが減る
・焦りが減る
・行動しやすくなる
のです。
「頑張ってるのに評価されない人」の特徴
真面目な人ほど危険です。
全部頑張ろうとしてしまうからです。
しかし会社が見ているのは、
「どれだけ頑張ったか」
だけではありません。
「重要な仕事を進めたか」
です。
つまり、
・成果につながる行動
・影響の大きい仕事
・チームへの貢献
を優先できる人が評価されます。
優先順位が上手い人は「先を見る」
仕事ができる人は、
「今」
だけで動いていません。
例えば、
・この案件は後で問題化しそう
・先に確認しておこう
・今やれば後が楽になる
と考えています。
つまり、
「未来の負担を減らす行動」
をしています。
逆に仕事ができない人は、
常にその場対応です。
だからずっと苦しいのです。
完璧を目指さなくていい
ここで大切なのは、
「完璧な管理術」
ではありません。
まずは、
「全部同時にやらない」
これだけでも十分です。
人間の集中力には限界があります。
だからこそ、
・今やること
・後でいいこと
・やらなくていいこと
を分ける必要があります。
おわりに
仕事ができないと悩む人ほど、
「もっと頑張らなきゃ」
と思いがちです。
しかし実際には、
優先順位を変えるだけで仕事はかなり楽になります。
仕事ができる人は、
特別な才能があるわけではありません。
・重要な仕事を見極める
・後回しを決める
・整理して動く
これを習慣化しています。
もし今、
・毎日忙しい
・仕事が終わらない
・焦ってばかり
・頑張っているのに評価されない
と感じているなら、まずは優先順位の付け方を変えてみてください。
小さな整理だけでも、仕事の流れと気持ちは大きく変わっていきます。