どんな人がこの記事を読むべきか
・仕事中に「何をやればいいかわからなくなる人」
・上司から同じことを何度も注意される人
・メモを取っているのに活かせていない人
・仕事の抜け漏れやミスが多い人
・仕事ができる人との違いを知りたい人
この記事を読むことでどうなるか
・「仕事ができない」と言われる原因がわかる
・本当に意味のあるメモの取り方が理解できる
・仕事の抜け漏れが減る
・指示を整理して行動できるようになる
・仕事ができる人の思考パターンが身につく
「メモを取っているのに仕事ができない人」が多い理由
「ちゃんとメモを取っています」
そう言う人は多いです。
しかし、実際には仕事ができる人とできない人では、メモの使い方がまったく違います。
仕事ができない人ほど、
・書いただけで満足する
・情報をそのまま写す
・後で見返しても意味がわからない
・どこに書いたかわからなくなる
という状態になっています。
逆に仕事ができる人は、メモを「記録」ではなく「行動の整理」に使っています。
ここが大きな違いです。
つまり、メモが重要なのではありません。
「次にどう動くか」がわかるメモになっているかが重要なのです。
仕事ができない人にありがちなメモの特徴
とにかく全部書こうとする
新人や仕事に自信がない人ほど、上司の話を全部書こうとします。
しかし、全部を書こうとすると、
・話についていけない
・重要ポイントがわからなくなる
・書くことに集中して理解できない
という状態になります。
結果として、「メモは大量にあるのに仕事が進まない」という状況になります。
大切なのは全文記録ではありません。
重要なのは、
「結局、自分は何をやるのか」
これだけです。
行動ではなく情報だけを書いている
例えば、
「A社案件、納期来週」
「塗装仕様変更あり」
「確認必要」
これだけだと、後で見返しても動けません。
仕事ができる人は、
・誰に確認するか
・いつまでにやるか
・何を優先するか
まで書きます。
例えば、
「A社案件
→塗装仕様変更
→今日15時までに〇〇さんへ確認
→見積再提出必要」
ここまで書く。
これだけで行動スピードが変わります。
メモを見返さない
意外と多いのがこれです。
メモを取ることが目的化している人です。
しかし、仕事ができる人は、
・朝に確認
・昼に進捗確認
・帰る前に未完了確認
をしています。
つまり、メモは「書くもの」ではなく「使うもの」なのです。
仕事ができる人のメモは何が違うのか
結論から書く
仕事ができる人は、メモの最初に結論を書きます。
例えば、
「至急対応」
「納期変更あり」
「先に見積必要」
などです。
これによって後から見返した時に、重要度が一瞬でわかります。
逆に仕事ができない人は、時系列でダラダラ書くため、後で読むのが大変になります。
「次の行動」が必ず入っている
仕事ができる人のメモには、必ず次の行動があります。
例えば、
・電話する
・確認する
・メール送る
・見積出す
・資料作る
などです。
つまり、メモを見た瞬間に動ける状態になっています。
これは非常に重要です。
仕事で苦労する人ほど、
「理解できない」
というより、
「次に何をするかわからない」
状態になっています。
優先順位を書いている
仕事ができる人は、優先順位を整理しています。
例えば、
【最優先】
・A社見積 今日中
【重要】
・B社確認 明日午前
【後でOK】
・資料整理
こうするだけで頭の混乱が減ります。
仕事ができない人ほど、全部を同じ重さで抱えてパンクします。
今日からできる「仕事ができるメモ術」
メモは「1ページ1案件」にする
仕事が混乱する人は、1ページに複数案件を書きます。
すると後で探せません。
案件ごとにページを分けるだけで整理しやすくなります。
特に営業や製造現場では、
・顧客
・納期
・仕様
・確認事項
が混ざると事故につながります。
だから分ける。
これだけでかなり改善します。
「やること」を四角で囲む
仕事ができる人は、行動を目立たせています。
例えば、
□ 見積送付
□ 仕様確認
□ 電話する
こうするだけで、タスク管理になります。
これはかなり効果があります。
脳は「未完了」を意識するため、抜け漏れ防止になります。
わからない言葉を放置しない
仕事ができない人ほど、理解していないまま進めます。
しかし、わからない単語があると、その後の理解が全部ズレます。
例えば塗装業界でも、
・カチオン
・リン酸亜鉛
・アルマイト
・膜厚
・Tg
など、意味を理解していないと会話についていけません。
だから、
「あとで調べる」
をメモしておく。
これだけでも成長速度が変わります。
メモを変えると仕事のストレスは激減する
仕事ができないと感じる人の多くは、
・頭の中が整理できていない
・やることが散らかっている
・優先順位が不明
という状態です。
つまり、「能力不足」というより「整理不足」のケースがかなり多いです。
実際、仕事ができる人は特別な才能があるというより、
・整理
・優先順位
・確認
・行動管理
が上手いだけだったりします。
その土台になるのがメモです。
メモを変えるだけで評価が変わることもある
上司が見ているのは、
「この人は整理して動けるか」
です。
例えば、
「すみません忘れてました」
が多い人と、
「メモ確認して進めています」
という人では印象が全然違います。
仕事は信用で成り立っています。
つまり、メモは単なる記録ではなく「信用管理ツール」でもあるのです。
完璧なメモを目指さなくていい
ここで大事なのは、
「きれいに書くこと」
ではありません。
大切なのは、
「後で見て自分が動けるか」
です。
だから、
・字が汚くてもいい
・略語でもいい
・箇条書きでもいい
重要なのは、行動につながることです。
おわりに
仕事ができないと悩む人ほど、
「自分は能力が低い」
と思い込んでしまいます。
しかし実際は、頭の中を整理できていないだけのケースもかなり多いです。
そして、その整理力を一番簡単に改善できるのがメモです。
仕事ができる人は、特別な才能があるわけではありません。
「忘れない仕組み」
「動ける仕組み」
「整理する仕組み」
を作っています。
その第一歩がメモです。
もし今、
「仕事ができない」
「ミスが多い」
「頭がパンクする」
と悩んでいるなら、まずはメモの取り方から変えてみてください。
小さな改善でも、仕事のやりやすさは大きく変わっていきます。