話の伝え方の４つのポイントと伝える前の重要な準備とは？

話の伝え方の４つのポイント

ポイント１　短く話す

文字数を減らす

伝える内容はできるだけシンプルにすることが重要です。

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その理由は文章が長いと人に読まれなくなるからです。

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このブログの記事も読みやすくするよう、現在進行形で試行錯誤しています。

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相手に必要な情報のみを伝える

例えば社長や上司に報告する時は、内容のすべてを伝える必要はありません。

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私もつい不安になって知っている内容全てを言ってしまうことがありますが、相手にとっては不要な情報もあるので情報が上手く伝わらなくなってしまいます。

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情報が足りないと相手が感じたら質問が来ますので、まずは必要最低限の情報のみを伝えるようにしましょう。

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必要最低限の情報とは何か？

この判断って結構難しいですよね。

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一番いい考え方は自分が相手の立場だったらどんな情報があればいいかを考えることです。

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最初のうちはそこまで考える余裕がないかもしれませんが、試行錯誤してポイントをつかめるようにしましょう。

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ショート動画や要約が求められている

最近はショート動画が本の要約などの動画が伸びているようですが、その理由はクリックしたページに費やす時間は１５秒と言われているからです。

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他にも、営業マンが経営者とエレベーターに乗り合わせたわずかな時間にプレゼンをして出資を勝ち取ったエレベーターピッチという話を聞いたことがあります。

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時間はお金以上に貴重なものですので、いかに短い時間で相手に伝えられるかを意識するといいでしょう。

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ポイント２　結論から話す

結論とは相手が最も知りたい内容

ビジネスでは結論から話すことが重要だと聞いたことがあるかと思いますが、ここで言う結論とは相手が最も知りたい内容となります。

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例えば、商談の内容を報告するのであればまず受注が取れそうなのかどうかが一番重要です。他の情報はその後に伝えるようにしましょう。

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相手が最も知りたい内容を考える上で重要なのは相手の立場になって考えることです。

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自分の事しか考えられないと難しいですので、頑張っていきましょう！

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ＰＲＥＰ法を使う

ＰＲＥＰ法とは、結論、理由、具体例、結論という話の流れで、報告などでよく使われます。

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例えばこのブログの例で言うと、

結論：コミュニケーションを取るうえで伝え方が重要

理由：なぜなら、伝え方が悪いと相手に自分の考えが伝わらないため

具体例：例えば、自分の考えを事実のように伝えてしまうと相手を混乱させてしまう

結論：だからコミュニケーションを取るうえで伝え方が重要

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このような形で話を展開します。分かりやすいですか？

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ポイント３　事実と解釈を分ける

事実の理解に時間がかかってしまうから

仕事で上司や同僚へ報告する時は事実と解釈を分けましょう。

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なぜなら、事実と解釈を分けないと事実の把握に時間がかかってしまうからです。

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（悪い例）Ａ社との商談はいい感じでした。うちの方がサービスがいいので契約が取れると思います。

（良い例）Ａ社との商談ですが、その場では決めていただけませんでした。しかし、Ｂ社とのサービス面を考慮すると弊社の方が有利だと思われます。

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言葉遣いの違いはもちろんですが、悪い例ではいい感じという解釈を事実のように報告してしまっているのに対し、良い例ではその場では決めていただけなかったと事実の報告の後に解釈を報告しています。

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悪い例の報告を聞いた上司は「いい感じってどういうこと？」と報告内容が伝わらないことが考えられますので、報告は事実を伝えることを意識しましょう。

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ポイント４　数字を使う

定量的に判断できる

数字は子供から老人まで誰でも分かる共通の情報です。

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ビジネスでも「順調です」と報告するより、「１／３の工程が完了しています」というように数字を使った方がイメージがわきやすく具体的に判断しやすいです。

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内容の不一致が少なくなる

例えば「午後イチ」という時間は何時だと思いますか？

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人によって午後１時、午後２時など解釈が分かれてしまうため、内容の不一致が起こる可能性があるため、それを防ぐためには「午後１時」と明確に伝える必要があります。

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このように、数字を使うことで内容の不一致を防ぐことが可能です。

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伝える前の重要な準備

ここまで、相手への伝え方についてお伝えしてきましたが、伝える前に重要な準備がありますので以下お伝えします。

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準備１　相手の反応を想像する

相手に伝える前に相手がどう思うかを想像することが重要です。

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それは、反応的に伝えてしまうと相手に失礼になったり、場合によっては相手を怒らせてしまったりしてしまうからです。

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例えば、自分が〇〇と伝えたら相手は▼▼と思うだろうなとか、☆☆のような質問があるだろうなとかの想定をしてから伝えるといいと思います。

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私もまだまだなので、この辺りを意識して実践したいです。

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準備２　事前に調べておく

準備１で相手の反応を想像したら、それに対して事前に調べておくことも重要です。

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例えば、○○という質問に対しての回答を用意しておくことや、契約に際しての懸念点をＱ＆Ａにまとめておくなど相手の反応を先回りで準備しておくと、相手に喜ばれるのではないでしょうか。

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準備３　自分の解釈を入れる

相手に伝える前に、自分なりの解釈や評価をしてから相手に伝える事が重要です。

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例えば、上司から注意されたことを誰かに伝える時、言われたことをそのまま伝えると誰かにとっては角が立ってしまうことがあります。

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その時、「なぜ〇〇と言われたのか？」と自分なりに考えてみたり、上司は強い口調だったが自分は言い方を変えてみたりして自分のフィルターを通すことが自分の理解にもつながります。

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相手に伝える前に、自分なりの解釈や評価を持ってから伝えた方が

・自分の理解につながる

・相手へ角を立てずに伝える事が出来る

上記のようなメリットがあるためおススメします。

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おわりに

この記事では話の伝え方と伝える上での事前準備などについてお伝えしました。

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記事の内容をまとめる過程を通して、自分の思考を整理できたり相手の事を想像したりすることができるようになったと感じています。

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（参考）

鴨頭嘉人（かもがしらよしひと）　会話下手に学ぶNGな会話術　相手を不快にさせる人の特徴

ハック大学　デキない人から学ぶ、伝える力

ハック大学　なぜあなたの話は伝わらないのか

フェルミ漫画大学　【要約】Simple「簡潔さ」は最強の戦略である【ジム・バンデハイ(著)、マイク・アレン(著)、ロイ・シュウォーツ(著)、須川綾子（翻訳）】