はじめに
仕事が遅い方へこんな悩みはありませんか？
この記事を読むメリット
仕事が早くなるとこうなる
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仕事が遅い人と早い人の特徴
仕事が遅い人①：他人に振り回される
仕事が早い人①：業務内容を理解する
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仕事が遅い人②：対応が場当たり的になる
仕事が早い人②：仕事に優先順位を付ける
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仕事が遅い人③：目の前の事しか見えていない
仕事が早い人③：将来像が見えている
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仕事が早い人が必ず持っているスキル
１．あらゆることに締め切りを決める
２．最低限の準備で動き出す
３．やらなくてもいいことを潔くやめる
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仕事が遅い人がまずやるべき事
１．考える
自分が仕事を受けるという考えを持つ
業務内容を一通りイメージする
自分がお客だったらという視点
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２．学ぶ
現場、現物、現実から学ぶ
YouTube動画を数多く見る
未来に種をまく
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３．質問する
調べても分からないことを聞く
仮説の答え合わせというスタンス
分からないことを聞く勇気
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おわりに
なぜ今の仕事をやっているかの理由付け
自分がどうなりたいかの目標設定をする
学びたい方へ
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はじめに
この記事では仕事ができる人とできない人の特徴や、仕事ができる人の取り組んでいることなどを紹介します。
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こんな悩みはありませんか？
・仕事が遅くて困っている
・仕事が多くて時間が無くなる
・何をやったらいいか分からない
・段取り良く仕事を進めたい
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この記事は上記のような悩みのある人に役立つ内容となっています。
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この記事を読むメリット
・仕事を早く進めるコツが分かる
・仕事の優先順位の付け方が分かる
・周りに助けてもらう事と自分で取り組むべき事の違いが分かる
・段取りよい仕事の進め方が分かる
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仕事が早くなるとこうなる
・職場の評価が上がる
・ワークライフバランスが整う
・休日の自己管理スキルが上がる
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テキパキと仕事をこなしてプライベートも充実させられるように私も頑張っていますので、興味のある方は以下お付き合いください。
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仕事が遅い人と早い人の特徴
まずは仕事が遅い人と早い人の特徴を紹介します。
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もしあなたが仕事が遅い人に当てはまるのであれば、早い人になれるように意識して行動を変えていきましょう。
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仕事が遅い人①：他人に振り回される
仕事が遅い人の特徴の1つ目は他人に振り回されていることです。
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この原因は自分でスケジュール管理ができていないことにあります。
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スケジュール管理ができないと優先順位も分からず、他人に振り回されることになります。
Ａ：お願いした××の件、どうなりました？
Ｂ：〇〇の件、お願いします
あなた：ＡさんとＢさんに言われたこと、どっちを先にやればいいの？
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××と〇〇のどちらを優先すべきかは業務内容を理解していないと判断できません。
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私が同じ立場だとしたら
・誰から言われたことか
・売上いくらの案件か
・お客様の納期はいつか
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などの情報を元に判断しますが、仕事の遅い人はこの判断ができないために周りからいろいろと言われてしまい、その結果仕事が遅くなっています。
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仕事が早い人①：業務内容を理解する
仕事が早い人の特徴の１つ目は業務内容を理解することです。
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自分が携わる仕事について、
・どんな手順で行うか
・何を知っておく必要があるか
・誰の協力が必要か
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これらの業務知識を頭に入れてから仕事をするといいと思います。
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そうすると今自分が取り組んでいる仕事が業務全体のどこに当たるのかが分かるようになります。
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例えば、私の担当する見積を作成する流れですが、
１．お客様から情報収集する
２．協力メーカーへ材料費の見積依頼をする
３．見積計算をする
４．見積を作成し承認をもらう
５．見積をお客様へ提出する
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上記のような流れで進めるのですが、１の情報収集ですべての情報が聞き取れるとは限らないのが現状です。
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その原因は、こちらの聞き漏れやお客様の方で分かっていないなどがあります。
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仕事が遅い人の場合、その確認のメールをお客様へ送信してそのままになって時間が経ってしまうことがあります。
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そういった時にはお客様へ進捗を確認するという行動が必要になりますが、自分が次に何をする必要があるのか？ということを考えるために業務内容を理解することが必要になります。
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仕事が遅い人②：対応が場当たり的になる
仕事が遅い人の特徴の２つ目に対応が場当たり的になることがあります。
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先ほどの話と関連しますが、業務内容を理解していないためにその時々の対応しかできず、業務を完結させるための一貫した行動ができていないことが多いです。
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そうなると、また誰かから〇〇の件はその後どうなったか？と聞かれ、その都度対応が必要になってきます。
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その原因は仕事を義務感でやっているからではないかと推測します。
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やらされている仕事だとモチベーションも上がらないですし、目的意識を持って仕事をすることも難しいのではないかと思います。
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私も今でこそ目的意識を持って仕事をできていますが、その感覚の違いが仕事の早さにつながっているように感じます。
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仕事が早い人②：仕事に優先順位を付ける
仕事が早い人の特徴の２つ目は優先順位を付けて仕事をすることです。
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また優先順位？と思われるかもしれませんが、それだけ重要なんです。
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ここでは優先順位の付け方の方法をお伝えします。
１．売上
優先順位の付け方の一つ目は売上を基準にする方法です。売上１００万円の会社と売上１億円の会社から同時に依頼が来た場合、どちらを優先するかは一目瞭然ですよね。
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ただ、現実の仕事においては売上の判断がなかなかつかないことがあります。
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その原因は売上がどのくらいになるか想像できていないからです。
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営業の例で言うと、売上見込＝見積単価ｘ数量で決まりますが、業務内容を理解していないと見積単価や数量がどのくらいになるのかの想像ができません。
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ここで重要なのは売上が１００万なのか１０００万なのかの違いを理解することなので、ざっくりでもいいから見積算出の計算方法を身に付けておくことが必要となります。
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それを理解できれば売上１００万円の仕事を後回しにできるので、業務に余裕が生まれることでしょう。
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２．誰からの指示か
優先順位の付け方の一つ目は誰からの指示かです。
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こちらの方が売上の基準よりも分かりやすいです。基本は一番偉い人、つまり社長から言われたことを優先すればいいです。
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ただここで注意なのが、偉い人の言ったことだけを優先していると職場の同僚など隣や向かいの席の人から言われたことに対応できなくなります。
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今部長から指示された〇〇をやっているから対応できませんと同僚からの依頼を突っぱねてばかりいると周りから信頼されなくなってしまいます。
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そこで、その判断を次の納期の観点から考えてみましょう。
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３．納期
誰から言われた仕事かという点に加えて、どのくらいの時間で終わる仕事なのかの納期も考えて取り組むと効果的です。
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例えば、同僚から聞かれた〇〇の件が５分、部長から指示された××の件が３０分かかるとしたらあなたはどちらを優先しますか？
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誰から言われたかを優先すれば当然部長の仕事となるでしょう。
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しかし、どちらの仕事が早く終わるか？を考えた時は同僚からの５分の仕事となります。
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また、部長からの３０分の仕事がちょうど３０分で終わるとは限らず、長引いてしまう可能性もあるでしょう。
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そう考えた場合、５分で終わる仕事から片づけた方がいいこともあります。
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今の例で言うと、部長からの指示の仕事をしている最中に同僚から仕事を頼まれたという場面を想像してみてください。
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その時に同僚からの仕事を受けるべきかどうか？をどのくらいの時間がかかりそうなのかを基準に考えてみましょう。
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部長からの指示の仕事・・あと３０分はかかるなぁ
同僚からの仕事・・５分くらいで終わるかなぁ
→ よし、同僚からの仕事を引き受けよう！
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という判断になるかと思います。
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補足
もう一つ重要な考え方として、同僚からの仕事もなるべく断らずにすぐに対応した方がいいということです。
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もちろん優先順位的に上司の言われたことを優先する場合もあるでしょうが、同僚からの仕事を引き受けることでこちらからの仕事も頼みやすくなるからです。
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会社の仕事では一人で完結する仕事は少なく、チームで完結させる仕事が多くなります。
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私の勤める会社は塗装会社なので、営業の私がいくら仕事を取ってきても、塗装をしてくれる工場の人たちが動いてくれなければ仕事ができません。
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工場の人たちに動いてもらうためにはコミュニケーションが必要になります。仕事の内容を伝え、注意するポイントやお客様の要望などを情報共有しないと違ったものができてしまいます。
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会社の仕事は会社で受けるため、チームワークが重要となります。
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要するに同僚からの仕事を引き受けることで、自分が仕事をお願いする時に聞いてもらいやすくなり、自分の仕事が進めやすくなります。
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仕事が遅い人③：目の前の事しか見えていない
仕事が遅い人の特徴の３つ目は目の前の事しか見えていないことです。
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先ほどの場当たり的の話とも共通しますが、目の前の事しか見えていないため、目の前の事に追われてしまいます。
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次から次へと案件が立て込んだ時に対応できなくなるのはこれが原因です。
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一つ一つの仕事にどれくらいの時間がかかるか分からないため、終わりの時間も見えず、結果的に頭がいっぱいになって仕事が遅くなってしまいます。
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仕事が早い人③：将来像が見えている
仕事が早い人の特徴の３つ目は将来像が見えていることです。
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仕事が遅い人とは対照的に先を考えて仕事ができるため、今どの案件から進めるべきかという判断もできるようになります。
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将来像を見るためにはここまでお伝えした
・業務内容を理解すること
・優先順位を理解すること
この２つができていないといけません。
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逆に言えばこの２つを理解することで先々の事まで想像できるようになります。
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私もまだまだですが、その時間軸を伸ばしていくことで１か月先、３か月先、１年先の予測も立てられるようになるでしょう。
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その見通しを立てた上で「今何をするべきか？」という行動に落とし込むことは事業計画や実行計画書につながる部分があります。
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仕事が早い人が必ず持っているスキル
ここからは仕事が早い人が必ずもっているスキルについてお伝えしていきます。
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もちろん、まったく同じようにできる必要はありませんが、これらのスキルを身に付けられるようになると仕事が早くなるでしょう。
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１．あらゆることに締め切りを決める
締め切りがあった方が動きやすくなるという経験はありませんか？
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学校の宿題は明日までとか２学期の最初の日までとか提出期限が決められており、私も夏休みの宿題をやっていなくて直前に終わらせた経験があります。
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このように、仕事においても「いつまでに終わらせるか」という納期を決めて取り組むと優先順位が見えてきます。
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２．最低限の準備で動き出す
よく全てを理解してからでないと動けないという人がいますが、業務の全てを理解するにはかなりの時間がかかってしまいます。
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案件がいくつもあった場合、１つ１つの案件に時間をかけていられないため最低限の準備で動き出した方が効果的です。
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例えば見積の場合、お客様からすべての情報を集めてから見積作成に入りますが、お客様が分からずに情報を集められない場合があります。そんな時に作業をストップするのではなく、概算で計算しておいて後で微調整するなどの対応をしておいた方がスムーズに進められます。
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また、実際に動くことで自分の足りないものに気づけたり、今後こうしていった方がいいなどの改善点に気づくことがあるので、準備は最低限にして動き出した方がいいことが多いです。
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３．やらなくてもいいことを潔くやめる
物事に優先順位を付けていくと、「これは自分がやらなくてもいい」と思える業務内容が出てきます。
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そういう時は潔くやめてしまうのも一つの手です。もちろんやめてしまうことで仕事に支障が出る場合は問題ありますが、自分がやらなくても問題ない場合は誰かに任せてしまってもいいと思います。
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ただ、いつもお願いしてばかりでは相手によく思われないため、先ほどお伝えしたように同僚からの依頼を積極的に受けるようにしましょう。
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仕事が遅い人がまずやるべき事
ここからは仕事が遅い人が改善するためにまずやるべき事をお伝えします。
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１．考える
先ほど準備のやりすぎは良くないとお伝えしましたが、最低限の準備は必要になります。
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ここでは考えることをテーマにやるべきことをお伝えします。
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自分が仕事を受けるという考えを持つ
仕事を進める上で、自分が仕事を受けるという前提で仕事をすることが重要です。
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会社では営業や製造、事務などそれぞれ分業で働いているため全体を想像するのは難しいですが、自分がすべての仕事を請け負う前提でお客様とやり取りした方がいいと社長から教わりました。
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営業の仕事で言えば、製品を塗装した後に梱包方法はどうするか、配送方法はどうするかなどお客様へ製品を届けるまでの段取りを付けるところまで考えることが重要です。
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自分の仕事はここまでと線を引くのではなく、最低限次工程への引継ぎまではできるように仕事を進めていきましょう。
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業務内容を一通りイメージする
仕事をするにあたり、どういう流れで仕事が進むかのイメージは必須です。
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塗装の例で言えば、お客様から製品をお預かりするのはいつか、受け渡し方法は何かなどの情報をもらわないと段取りができません。
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実際に何をイメージするかを以下お伝えします。
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５Ｗ２Ｈを考える
例えば報告書を作る場合、
・報告書を作る目的(Why)
・報告書の日時(When)
・誰が作ったのか、報告内容の登場人物(Who)
・報告書の内容(What)
・報告内容の場所(Where）
・今後どうするのか(How)
・金額はいくらなのか(How much)
などの情報を盛り込む必要があります。そのために必要な情報が５Ｗ２Ｈです。
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いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように、いくらで
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これらの情報をイメージして考えると業務内容の理解にもつながるので、少しずつ実践できるようにしていきましょう。
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自分がお客だったらという視点を持つ
物事を多角的にとらえる、自分を客観視するという観点から自分がお客だったら今の自分の対応に満足できるか？という視点で考えてみましょう。
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私も上司によく注意されていますが、知識のない人に仕事を任せようと思うでしょうか？
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おそらく「この人じゃダメそうだから違う人に担当してほしいと思うのではないでしょうか。
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その他、自分が仕事を依頼するお客の立場ならどういうことが気になるかを考えてみましょう。その上で自分がその要望に対応する営業マンだとして必要な情報を調べたり、分からないことを聞くようにすると何をすべきかが見えてきます。
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初めての仕事だと分からないことも多くて大変だと思いますが、自分が仕事をお願いする側だったらどんなことが気になるか？を考えてみると自分に足りないものが意外と見えてきます。
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２．学ぶ
自分に足りないものが見えてきたら、それらを学んでいきましょう。ここではその学び方についてお伝えします。
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現場、現物、現実から学ぶ
製造業の場合は特に現場、現物、現実から学ぶ３現主義という考え方が重要です。
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例えばお客さんから連絡があって、「〇〇の製品に不良が出たんだけど・・」と言われても実際に製品を見ないと何のことか分からないですよね。
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特にトラブルの時ほどまず現物を確認することが重要です。
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他にも製品を生産している場所に行くと、どんな環境なのかが分かります。製造設備はどうなのか、人員体制はどうなのかなど、不良が出た場合の発生原因を特定するため現場へ行くことは必須となります。
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生産現場へ足を運び、不良の出た現物を見て、その時の生産状況という現実確認する。そうすることで初めて状況が理解できます。
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机でパソコンを叩いているだけでは見えてこないことが現場ではいろいろと見えてきますので、面倒くさがらずに現場へ足を運ぶ癖をつけていきましょう。
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YouTube動画を数多く見る
私が実践していることですが、自分にとって必要だと思う動画を多く見ることで意識が変わってきます。
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例えば私の場合、空気が読めないとか人の話を聞けないと言われたことがあります。
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その時、言われたその日に動画を検索して行き帰りの車の中で動画を視聴し、さらにブログに書き留めることでさらに定着を図っています。
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勉強する時間がないというのはただの言い訳です。
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例えば、今日注意されたことについての動画を明日までに見て報告をくれたら１００万円あげると言われたら、何をおいても優先して動画を見ますよね？
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結局、その行動を取るかどうかはあなたの心がけ次第と言うことです。
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もしあなたがそんな状態であれば、今から行動して結果を変えていきましょう。
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未来に種をまく
目の前の事だけを見るのではなく、将来の事を考えて今から種をまく行動も必要です。
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目先のことしか考えられなければ、工場でいうとただの作業員になってしまいます。
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リーダーや主任はその日の生産や明日の生産の事を考えて人員体制や生産体制のスケジュールを組みますが、中長期の予定や計画を立てることが安定した生産につながってきます。
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先ほどお伝えした動画を見ることも将来への種まきだと思っています。
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もちろん、種をまいたからといってその場で結果が出ることはありません。ただ、種をまかないと将来収穫することはできないため、今のうちから未来への投資だと思って自己研鑽を積んでいってください。
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３．質問する
最後のステップは質問することです。
よく新入社員へ「分からないことは何でも聞いてください」と伝える事がありますが、ある程度仕事に慣れてきたら何でも聞くのは相手に迷惑がかかることを覚えておきましょう。
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基本的な考えとして、質問することは相手の時間を奪うことになります。正直、あなたが誰かに質問することでその人が得をすることはありません。
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だからこそ、その質問内容には気を遣うべきだと考えます。以下、その内容についてお伝えします。
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調べても分からないことを聞く
一つ目は調べても分からないことを聞くことです。
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例えば、「お客さんから〇〇と言われたんですけどどうしたらいいですか？」という質問をした場合、質問された相手はどう思うでしょうか？
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私がそう聞かれたら「あなたはどう思うんですか？」と聞き返したくなります。
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もっと言うと「私は考えられないので教えてもらえますか？」と考えることを放棄しているようにも聞こえます。
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考えるべきポイントがある質問の場合、そのポイントについて自分なりに調べた上で、それでも分からない場合に質問するようにした方がいいと思います。
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仮説の答え合わせというスタンス
先ほどの続きで言うと、
「お客さんから〇〇と言われたので××しようと思うのですがどうでしょうか？」
と聞いてくれると嬉しいです。
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先ほどとの違いは自分なりの仮説を持っていることです。
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先ほどの例では相手にWhat（何）を聞いていましたが、今回の例ではYesかNoで答えらえれる質問をしています。
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あなたが同じ質問をされたらどちらが答えやすいですか？
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分からないことを聞く勇気
先ほどの話と矛盾するように聞こえますが、それでも分からないことを聞く勇気を持って聞いてほしいということです。
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どういうことかと言うと、例えばお客さんから質問されて自分が答えられない場合、誰かに聞いてお客さんに返答してもらわないとお客さんに回答できないことになってしまいます。
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そういう場合はすぐに聞くべきですし、聞かないままでいるとお客さんに失礼に当たります。
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その他、聞くは一時の恥聞かぬは一生の恥ということわざがあります。
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質問することは相手の時間を奪うので注意した方がいいという話をしましたが、分からないことをそのままにしているよりは質問してもらった方が全然いいです。
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質問をすべきだと判断した場合は、勇気を出して質問して疑問を解消しましょう。
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おわりに
この記事では仕事の遅い人と早い人の違い、仕事の遅い人が今すぐに取り組むことなどについてお伝えしました。最後に、マインドの部分についてお伝えします。
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なぜ今の仕事をやっているかの理由付け
あなたは今の仕事をなぜやっているかを答えられますか？
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私の場合、もちろん生活のためもありますが、会社に貢献することで稼ぎたいとかレベルアップしていきたいという思いや、充実した人生を送るために全力で仕事に取り組んでいます。
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そのおかげで少しずつですが活躍できるようになってきたので、この調子で学びと実践を繰り返していきたいと考えています。
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もし、あなたがやらされ感などで仕方なく仕事をしているとしたら、そこからの成長は望めないでしょう。
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本当に成長したいと思うのであれば、今の職場で一念発起して一生懸命やるか、本当にやりたいと思える仕事に転職するかなど、自分を変えていく必要があります。
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自分がどうなりたいかの目標設定をする
最後に、自分がどういう人生を歩みたいかを考えてみましょう。
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あなたの人生はあなただけのものです。誰に縛られるものでもありません。
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確かに、仕事をしていると業務時間中は上司の指示通りに動かなければならない時もありますが、仕事は仕事として割り切って考えてください。
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目標を持っている人は輝いています。あなたの周りにもそんな人を見つけ、その人みたいになれるようにすると人生が充実するのではないでしょうか。
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あなたの成功を願い、この記事を終えたいと思います。
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（参考）
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