私の勤める会社では経営アドバイザーによる会議が月２回程度あり、工場内での課題や改善の取組みなどについて報告し、アドバイスを受けています。
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運よくその方との面談の機会をいただけたので、今抱えている課題を整理してみたいと思います。
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コミュニケーションについて
相手の話を理解する
商談から日常の会話まで、コミュニケーションにずれがあると言われているのですが、
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その原因は相手の話を正しく理解できていないことにあります。
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では、なぜ相手の話を正しく理解できていないのでしょうか？私は３つの理由があると感じています。
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相手の話を正しく理解できない理由１：思い込み
仕事に集中すると視野が狭くなって思い込んでしまう傾向があるのは周りから言われて自覚するようになりました。
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思い込み＝偏見と考えると、相手の話に対して偏った捉え方をしてしまって本質を理解できていないと言えます。
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相手の話を正しく理解できない理由２：話を最後まで聞かない
話を最後まで聞かずに自分の話をしたくなってしまうのも原因の一つです。
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何か言わなければいけないという気持ちになってしまうのですが、それが原因で相手の話に集中できなくなっています。
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「何か言わなければいけない」ということ自体が思い込みであり、
自分の中の変なこだわりが相手の話を理解することを邪魔しているように感じます。
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相手の話を正しく理解できない理由３：確認しない
仕事で行き違いがあり、確認しなかったことが原因だと分かったことがあります。
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お客さんから短納期で塗装の依頼があった時、工場へ尋ねるとその話はすでに動いている案件だと聞きました。
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しかし、よくよく聞いてみると話がついている案件とは別で緊急の案件だったことが分かりました。
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本来なら「短納期の話はすでに動いている案件と別なのか」を確認する必要がありました。
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ただ、私のスキル不足もあってそこを確認しなかったため、お客様とトラブルになってしまいました。
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次にそれぞれの改善策を考えました。
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思い込み
思い込みの改善策１：思い込みを自覚する
「自分は今思い込んでいる」と自分を客観視することが必要だと考えます。
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しかし、思い込んでいるということを自分で気づくことができないことが多いです。
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周りから思い込んでいると指摘があって初めて気づかされるのですが、自分が今どんな状況に置かれているかをもう一人の自分が俯瞰して見るようにしていきたいと感じました。
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思い込みの改善策２：周囲の意見を意識的に聞く
何となく聞いているだけでは聞き流してしまうことがあるので、今まで以上に意識的に相手の話を集中して聞こうと思います。
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その他、周りが話している内容も自分に関係があると思えば耳をそばだてて意識的に聞いていきます。
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思い込みの改善策３：考えの根拠となる事実を挙げる
思い込みとは独りよがりな考えであることが多いため、根拠を挙げて客観的に問題ないかどうかを確認したいと思います。
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また、理由や根拠となる事実を挙げてから意見を述べるようにすることで、思い込みを減らしていきます。
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話を最後まで聞かない
話を最後まで聞かない改善策１：自分の気持ちや考えは脇に置く
相手と話しているとついつい自分の話をしたくなってしまうので、自分の気持ちや考えはいったん脇に置きます。
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相手に集中して話を聞くことで、相手の言いたいことを理解していきます。
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相手の話の理解度を確かめるために、自分の言葉で言い換えて間違っていないかのコミュニケーションを取ります。
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話を最後まで聞かない改善策２：リラックスして話を聞く
仕事中は緊張することが多いので、相手の話を聞くときは気持ちを切り替えてリラックスするよう心がけていきます。
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リラックス＝落ち着くことなので、自然体で相手の話を聞いて理解していきます。
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話を最後まで聞かない改善策３：謙虚な気持ちになる
自分はプライドが高く、自分が正しいという思い込みがあるようです。
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そこで、相手に対して自分を偉いものと思わず、すなおに他に学ぶ気持ちを大切にしていきます。
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知らず知らずのうちに謙虚さを忘れてしまうので、相手から学ぶ気持ちを忘れずに謙虚な気持ちを大事にしていきます。
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確認しない
確認しない改善策１：業務内容を理解する
仕事の内容を理解していないことが確認しない原因の一つです。
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仕事の段取りや流れを理解することで、確認する内容を把握できるようになります。
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目の前の業務内容を理解することで、相手に確認して漏れをなくしていきます。
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確認しない改善策２：仕事の段取りを想定する
業務内容を理解出来たら、次に仕事の段取りを想定していきます。
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例えば、見積から受注、生産の流れを想定することで今どこの工程なのか、次に何をする必要があるかが分かるようになります。
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仕事の段取りを想定することで、今後予想される疑問点を確認することができるようになります。
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確認しない改善策３：責任を持って仕事をやり切る
よく上司から責任感が無い、緊張感が無いという話を聞きますが、与えられた仕事をこなすだけで自分で考えないとそうなってしまうと思われます。
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受けた仕事を最後まで全うするという責任感があれば、分からないことを確認して進められるようになると考えられます。
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おわりに
今回はコミュニケーションの中でも相手の話を理解できていない原因とその対策について考えてみました。
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