話をうまく伝える方法とは？最初は意識して覚え、無意識に使えるように身に付けられるテクニックを解説！

はじめに
この記事を読むメリット
この記事をおススメする方

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話をうまく伝える方法

１．相手のレベルを確認する
２．伝え方テンプレート
　１）ＣＲＦ法
　２）ＳＤＳ法
　３）ＰＲＥＰ法
３．伝え方のポイント
　１）結論から話す
　２）短く話す
　３）数字で話す
４．伝え方の工夫
　１）例え話を使う
　２）聞く力を身に付ける
　３）相手の立場に立つ

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おわりに

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はじめに

この記事では話をうまく伝える方法、テクニックなどについて紹介します。

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私は営業職ということもあるため、相手に話を伝えるテクニックはぜひ身に付けたいと思いますが、

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そうでなくともコミュニケーションは一生取り続ける必要があるため上手くなっておいて損はないでしょう。

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今回は伝え方のテンプレート、ポイント、工夫について紹介していきます。

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この記事を読むメリット

・相手のレベルに合わせた伝え方が学べる
・伝え方のテンプレート、型が分かる
・伝え方のポイントや工夫が分かる

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この記事をおススメする方

・話をうまく伝えられずに悩んでいる方
・相手の立場になって話を伝えたい方
・コミュニケーションをうまく取りたい方

興味のある方はぜひお付き合いください。

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話をうまく伝える方法

１．相手のレベルを確認する

相手に話を伝える上で最初にすべきことは相手のレベルを確認することです。

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なぜなら、相手のレベルを考えずに話をしてしまうと、独りよがりになってしまって話を聞いてもらえないからです。

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例えば、仕事の引継ぎをする時に相手が分かっている前提で専門用語を連発してしまうと理解してもらえないこともあるでしょう。

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あるいは、仕事が分かっている人へ分かっている話をしても時間の無駄になってしまいます。

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何を伝えるべきか、その内容を知るために相手のレベルを確認しましょう。

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２．伝え方テンプレート

相手のレベルを確認して何を伝えるべきかが分かった前提で次のステップは伝え方のテンプレート、型を紹介します。

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一度覚えてしまえばテンプレートに当てはめるだけなので、使いやすい方法を身に付けてください。

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１）ＣＲＦ法

ＣＲＦ法とは

Conclusion（結論）
Reason（理由）
Fact（事実）

の頭文字を取った言葉で、短い言葉で伝える事に向いています。

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例えば自己ＰＲを紹介する時に、

Conclusion（結論）：私は御社の顧客満足度向上に貢献できます。
Reason（理由）　　：なぜなら、顧客のニーズを理解し、最適な提案をすることで顧客満足度を高めてきたからです。
Fact（事実）　　　：例えば、以前のプロジェクトでは、顧客の要望を丁寧にヒアリングし、顧客のニーズに合った最適な提案を行い、顧客満足度を20%向上させました。

相手へ伝えたいことの結論を最初に述べ、理由と事実で結論に説得力を持たせる伝え方となります。

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２）ＳＤＳ法

ＳＤＳ法とは

summary（概要）
detail（詳細）
summary（概要）

の頭文字を取った言葉で、伝えたいことを印象付ける事に向いています。

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例えば営業が顧客に塗料を提案する場合

S：「この製品は、従来品と比べて耐候性が2倍あり、長期的なコスト削減につながります。」
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D：「例えば、一般的な外壁塗装が10年で再塗装が必要なところ、この製品は約20年持つというデータがあります。実際、過去に導入した建物でも色褪せやチョーキングが見られませんでした。」
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S：「したがって、初期費用はやや高くても、トータルで見ると大幅なコストメリットが期待できます。」

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このように言いたいことの次に詳細を伝え、最後にまた言いたいことを繰り返すことで印象付ける事が出来るでしょう。

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３）ＰＲＥＰ法

ＰＲＥＰ法とは

Point（結論）
Reason（理由）
Example（具体例）
Point（結論）

の頭文字を取った言葉で、CRF法とSDS法のハイブリットとなります。

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私もメールの文章などでよく利用しているため、この表現は割と身についています。

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例えば、お客様に高耐候性塗料を提案する場合

P（結論）
「今回はこちらの高耐候性塗料をおすすめします。」
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R（理由）
「なぜなら、通常の塗料に比べて耐久性が高く、再塗装の回数を減らすことができるからです。」
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E（具体例）
「たとえば、こちらの塗料はメーカーの実験で約18〜20年の耐候性が確認されています。一方、一般的なウレタン塗料だと10年ほどで再塗装が必要になりますので、長期的に見ると塗装コストが抑えられます。」
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P（再結論）
「ですので、初期費用は少し高くなりますが、トータルではお得で、メンテナンスの手間も減らせるという点で非常におすすめです。」

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結論に理由と具体例を添えることで説得力を持たせることができます。

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この表現を普段のコミュニケーションで使えるようになると、かなり説得力が出るのではないかと感じています。

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３．伝え方のポイント

説明の仕方については「一流の説明の方法、人を育てる人が上手い人の育て方3選」の記事でもお伝えしているのでご参照ください。

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１）結論から話す

結論から話すという話はこれまでに何度も聞いてきたと思いますが、何度も聞くということはそれだけ重要だからです。

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ここで言う「結論」とは相手が最も聞きたい話ですが、S君とT君の報告の違いから伝わりやすい話し方について見ていきましょう。

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S君

A店はコーヒーの売り上げが落ちていて、B店はコーヒーの売り上げが上がっています。
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この２店舗の違いを見てみたのですが、B店ではコーヒーが売れた際にオリジナルのノベルティを渡していてそれが功を奏しているようです。
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だからA店含めた全店舗でこのオリジナルノベルティを配ってみたら売上が上がるんじゃないかと思っているんですがどうでしょうか？

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T君

全店舗向けにオリジナルノベルティの配布をしたいと考えています
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何故ならば、ノベルティがコーヒーの売り上げに寄与するからです。
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例えば、ノベルティを配布したB店と配布していないA店を比較すると配布したB店の売上が大きくなっています。
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このような理由から全店舗向けにオリジナルノベルティの配布をしたいと考えます。

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S君とT君の話し方についてどう思いますか？
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私はT君の方が結論から伝えているので分かりやすいと思います。
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S君の話し方は「〇〇だから▼▼がいいのではないか？」と提案を最後に持ってきているのに対し、T君は結論から伝え、その後に理由と具体例を補足して最後にもう一度結論を伝えているからです。
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ちなみに、T君はPREP法を使って伝えています。先ほど紹介したテンプレートを使うと分かりやすいので積極的に活用していきましょう。

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２）短く話す

あなたが聞く立場だったら長く話されるのと短く話されるのとどちらが理解しやすいですか？
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私なら「短く話される」方が理解しやすいですが、自分が話す時には言いたいことを全部伝えようとして話が長くなってしまいます。
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解決策として、伝える目的を考えることをおススメします。
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なぜなら、伝える目的によってどれだけの内容を伝えるべきかが分かるからです。
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例えば、プロジェクトの担当を引き継ぐのであれば１０ある内の９は伝えた方がいいと思いますし、営業会議で報告するのであれば５くらいで伝わることもあるでしょう。

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情報量が足りないのでは？

短く伝えすぎると相手へ話が伝わらないのでは？と心配されるかもしれません。
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もちろん、相手が必要な情報は何か？と考えて必要最低限の情報を伝える必要はありますが、そこが出来ていれば心配ありません。
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なぜなら、情報が足りないと思ったら相手が質問してくれるからです。
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相手が満足する情報量を把握するにはやり取りが必要ですが、話し過ぎかな？という方は情報量を厳選して伝える事をおススメします。

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３）数字で話す

会話の中に数字を入れ込むことで説得力が増します。

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例えば、プロジェクトの進捗を聞かれた時に「はい、進んでいます」と答えるより「進捗は約３０％です」と数字を入れた方が分かりやすく伝わるでしょう。

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さらに、数字を２つ入れて報告するという方法もあります。

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「今回の実験では3件エラーが出ました」と伝えるだけだと3件のエラーが多いのか少ないのかが分かりません。

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そこで、次のような説明ならどうでしょう。

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「今回の実験では3件エラーが出ましたが、全体の0.1%なので大きな問題はないかと思います」

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基準となる数値を入れた方がその数字を把握しやすくなります。今回の例で言うと3件のエラーは全体からすると0.01%でしかないため、大きな問題ではないという見解も付けて丁寧な説明となります。

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（参照）一流の説明の方法、人を育てる人が上手い人の育て方3選

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４．伝え方の工夫

１）例え話を使う

例え話とは、目の前で起きている具体的な事柄を一般的なものに置き換えて伝える話のことです。
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相手にとって身近な内容にすると、例え話の内容を上手く伝えられることができます。
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例えば、このブログの記事構成を考える作業はジグソーパズルに似ています。
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ジグソーパズルは隣り合うピースの形が合うものを当てはめていって完成させていきますが、

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