はじめに
この記事を読むメリット
この記事をおすすめする方
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著者について
時間管理術
１．ＭＩＴとは
２．スケジュールへ落とし込む
３．無駄な時間を減らす方法3選
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タスク管理術
１．先延ばし癖を克服する方法
２．メールとＳＮＳについて
３．マルチタスクよりシングルタスク
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おわりに
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はじめに
この記事では１日１４４０分、成功者たちの時間管理術をお伝えします。
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お金と違い、時間は全人類平等に与えられている限りある資産となりますので、時間の使い方次第で成功する確率が大きく異なることでしょう。
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この記事を読むメリット
・時間の効率的な使い方が分かる
・集中すべきこととそうでない事の区別がつく
・無駄な時間を減らす方法が分かる
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この記事をおすすめする方
・効率的な時間の使い方を知りたい方
・生産性を向上させたい方
・無駄な時間を少しでも減らしたい方
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１日＝２４時間＝１４４０分と考えると１分１秒を大切にしたくなると感じました。タイムマネジメントを学びたい方は以下、お付き合いください。
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著者について
著書のケビン・クルーズ氏は数億円希望の事業を複数持つ事業家ですが、以前は時間に追われる毎日だったそうです。
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著者は時間に追われる生活を改めるために288人の事業者やプロスポーツ選手、成績の高い学生を取材しました。
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そこで分かった時間の使い方を実践することで彼自身も成功を収め、今では仕事をこなしながら家族との時間や運動の時間を確保できる生活を送っているそうです。
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私もケビン・クルーズ氏のようになりたいと思いますので、その第一歩として時間管理術を一緒に学んでいきましょう。
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時間の考え方
時間はその人の命そのものであり、お金と違って増やすことも借りることも追加することもできない貴重な資産です。
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人間はその限られた時間24時間1440分を使って人生で望むものを手に入れようとしています。
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ここからは章立てて時間管理術とタスク管理術についてお伝えしたいと思います。
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時間管理術
１．ＭＩＴとは
ＭＩＴとはMost Important Task（最重要タスク）の略で、時間管理のテクニックの一つとなります。
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時間は平等に分け与えられたものであり、その中で突き抜けるには何か一つの事に特化しなければなりません。
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そのために必要な考え方がＭＩＴとなり、下記ポイントを紹介します。
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最重要タスクを1つに絞る
毎朝、その日最も重要なタスクを1つ（または複数）決めます。これは、1日を効率的に過ごすための羅針盤になります.
MITに集中する
決めたMITに集中して取り組むことで、他のタスクを後回しにするのではなく、MITを確実に終わらせることができます.
過度にタスクを詰め込みすぎない
MITはあくまでも最重要タスクなので、1日の中で取り組むタスクはそれほど多くないはずです.
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最重要タスクを1つに絞る
例えば、YouTubeと10万人の登録者を目指す場合
・クオリティの高い動画を作り続けること
・見ているチャンネルを分析して自分のチャンネルを改善すること
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上記の取組みが最も大切なタスク、つまりMITとなります。
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新規営業で売上3000万目標の場合、新規獲得のために電話をかけたりして営業活動することがMITです。
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何に対して優先的に時間を使えば良いのかがわかることで、無駄を省いて生産性をアップすることができます。
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MITに集中する
目的とMITを決めたらやり続けることが目標達成の為の近道となります。
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逆に言えば、目標達成の事だけを考えたらMIT以外の事はやる必要がありません。
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実際には難しいかもしれませんが、極論MITの事だけ考えて仕事を進めた方がMITを確実に終わらせることができます。
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過度にタスクを詰め込みすぎない
MITはあくまでも最重要タスクなので、1日の中で取り組むタスクはそれほど多くないはずです。
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例え話として、バケツの中に大きな石、小さな石、砂を入れていくとします。大きな石がMIT、小さな石は周辺業務、砂は娯楽だとします。バケツの容量はあなたのキャパシティです。
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バケツに小さな石や砂を先に入れていくと、大きな石が入りませんよね。
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大きな石であるMITを先に入れて、空いた部分に小さな石や砂を入れていきバケツを満たすことで最重要タスクから取り組むことが可能となります。
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MITは１日の中で数多くこなせるわけではないので、十分吟味してから取り組むことをおススメします。
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２．スケジュールへ落とし込む
成功者は午前6時以前に起きる方が多いため、まずは早起きを心掛けましょう。
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また、著者のケビン・クルーズ氏の調査によると、成功者たちはtodoリストを使っていなかったそうです。
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なぜなら、toDoリストを使用するとタスクが41%残ってしまうという調査結果だったからです。
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・toDoリストにタスクを詰め込みすぎると大事なことがリストの下の方へ行ってしまい分からなくなってしまう
・toDoリストだと簡単なタスクから先に選んでしまうため困難なタスクが残ってしまう
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上記理由により、toDoリストよりもスケジュールへ落とし込む方が効果が高いとされています。
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また、toDoリストでやるべきことを残してしまうとツァイガルニク効果によりストレスになってしまうとされています。ツァイガルニク効果とは、完了した事柄よりも、未完了または途中で中断された事柄の方が記憶に残りやすい心理現象を差します。
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そこで、タスクをスケジュールに落とし込むことでツァイガルニク効果を克服、ストレスが減り認知能力がアップできるというフロリダ大学の研究報告があったそうです。
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ナポレオンヒルは、目標は期日が設定されて初めて現実になると述べています。
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具体的な記述がない目標はいつまでも実行されないただ願望のままで終わってしまいます。ワタミの創業者、渡邉美樹氏も夢に日付をと述べているように、目標をスケジュールへ落とし込んで成功へ近づけるようにしていきましょう。
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３．無駄な時間を減らす方法3選
時間管理術の一環として無駄な時間を減らす方法3選をお伝えします。
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１）一度しか触らないルールを設ける
郵便物やメールなど、一度触ったらその場で対応、解決するようにしていくといいでしょう。
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すでに実施しているようでしたら恐縮ですが、一度見て後で対応するよりその場で対応できた方が時間の節約につながるでしょう。
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２）自分に３つの質問をする
仕事を断念する
仕事の内容を見直す
仕事を他人へ任せる
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知識労働者の仕事の内、41%は他人でもできる活動とされています。
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仕事そのものが必要かどうかを判断したり、仕事そのものの内容を見直すなどして、その上で他人へ任せていくことで自分の時間を確保できるようになるでしょう。
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３）Ｅ３Ｃ 方式を意識して行動する
Energy（エネルギー、質の良い睡眠）
栄養価の高い食べ物や質の良い睡眠によりエネルギーをアップさせます。
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capture（キャプチャー、記録）
気になったことはメモしましょう。
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calendar（カレンダー、スケジュール表）
MIT をスケジュール表に落とし込みます。
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concentrate（コンセントレート、集中）
一つの作業に集中することで一点突破します。
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上記を意識して行動しましょう。
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タスク管理術
時間管理術の次はタスク管理術です。先ほどtoDoリストからスケジュールへ落とし込むという話をお伝えしましたが、具体的にやる事を管理するための方法となります。
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１．先延ばし癖を克服する方法
「先延ばし」とは、やるべきことや期限を後に延ばしてしまうことを指します。つまり、物事をすぐに始めたり、完了させたりするのを避けて、後回しにする習慣のことです。
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この先延ばしを防げればやるべきことに取り組めるのですが、ではなぜ先延ばしが起こってしまうのでしょうか。主に３つの原因が考えられます。
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先延ばしが起こる原因１）モチベーションが続かないこと
先延ばしが起こってしまう理由の１つ目がモチベーションが続かないことです。
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こう言われると「なるほど～」と思うのではないでしょうか？
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例えばダイエットで毎日ランニングをしていたとして、「今日は気分が乗らないし、別にいいか」となってしまうことがまさにこれです。
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ダイエットに関しては私も成功したためしがない(笑)のでよくわかります。
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先延ばしが起こる原因２）時間不整合性によるもの
長期的な利益につなげても短期的な利益のためにルールを破ってしまうことを指します。
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先ほどのダイエットの例で言えば、３か月後に５キロやせようと長期目標を立てていてもすぐに甘いものを食べたくなるなどのことです。
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これをやってしまうと、長期的に痩せるという目標に対して短期的に真逆の行動を取っていることとなり、時間不整合が発生しています。
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３）ノーと言えない事
私も含めて仕事などでも断れない人が多いように感じます。
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・大成功と導く小さな一言がノーである
・スティーブ・ジョブズは何をしたいかを決めることは何をするかを決めることと同様に重要であると述べている
・目標達成に役立たない誘いは断るくらいでいい
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MITを決めた時に他の事をやってはいけません。そのために他の事に対してノーと言えるようになりましょう。
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上記のような考え方を身に付けることで本当にやるべきことに集中して先延ばしを防ぎましょう。
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先延ばしの対策１．どんないい思いor嫌な思いをするか想像する
先延ばしの原因をお伝えしましたが、ここからは先延ばしの対策についてお伝えします。
トレーニングをすれば理想のボディラインになれるが、ビールを飲んでしまうとだらしないお腹になってしまいます。
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どっちがいいかといえば当たり前に理想のボディラインを選ぶでしょうが、いい思いを継続して持ち続けられるかがポイントとなります。
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目の前の欲望に対して抵抗できるかどうかはその思いが強いかどうかで決まります。
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対策２．未来の自分と戦うこと
あなたが痩せたいと思っているとして、否定的なことを言ってくる未来の自分を想定して対策を打っておくことも必要です。
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将来の自分はお菓子を食べてしまっているだからナッツ買っておく
将来の自分は運動する時間はないというから朝一番に運動する
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よく頭の中に天使と悪魔の自分が出てくるシーンを見かけるかと思いますが、将来の自分は悪魔の自分で都合のいいことを囁いてくるものです。
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その自分と戦うには強い意志が必要だと考えています。自分がどうなりたいのかというビジョンを明確にすることで、先延ばしと戦うことができるでしょう。
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２．メールとＳＮＳについて
著者はタスク管理の一つとして無駄なメールとＳＮＳに振り回されないことを述べています。
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SNSやメールの通知はあなたの集中を邪魔してしまいます。特に朝のゴールデンタイムは一番頭が冴えている時間帯のため、SNSやメールの対応をしてしまうと非常に時間がもったいないです。
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私もブログの文章を朝に書くようになって痛感しています。
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朝起きてスマホを見てメールやSNSをダラダラ見るのはやめましょう。
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また、仕事でメールを確認するのは必要ですが、何回も確認していると時間が奪われる本来やるべきことに使うエネルギーが削がれてしまうのは注意しておきましょう。
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メールを確認することが本業なら問題ないでしょうが、メールを確認することが本来やるべき事なのか？ということは考えておいた方がいいと思います。
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また、スマホのメールアプリを削除してパソコンだけでチェックするという方法が動画の中で紹介されていました。
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ついついスマホで確認してしまって集中できない・・という方にはおススメです。
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３．マルチタスクよりシングルタスク
マルチタスクという言葉を聞かれたことはありますか？
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マルチタスクとは、複数の作業を同時に、または短時間で切り替えながらこなすことです。ビジネスシーンでは、電話を受けながらメールの返信をする、会議中に議事録を作成するなど、複数の仕事を並行して進める際に使われます。
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身近な例で言えばスマホを見ながらご飯を食べることもマルチタスクになります。
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実は、マルチタスクをすると成果が落ちてストレスや疲れがたまりやすいというデータがあります。
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人間は本来シングルタスクしかできない性質があり、一度に一つの作業に集中することで作業の質が向上し達成感や満足感が得られるようです。
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私もよく「２つの事が同時にできない」と言われるのですが、生物学的にその通りだったのですね(笑)
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1440分と書かれた紙を貼る
番外編として、時間の大切さを思い出すためのちょっとした工夫を紹介します。
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1440分と書かれた紙を仕事場に貼ることで生産性が増すと言われています。
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これは時間の大切さを思い出させてくれる装置のようなもので、自分が無駄なことをしていないかを振り返るための指標としてもらえればと思います。
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1日1440分の中には睡眠時間も含まれています。7～8時間寝ていると考えると1日1,000分、一本勝負で価値ある生活を送りたいですね。
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おわりに
この記事では１日１４４０分、成功者たちの時間管理術をお伝えしました。
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あなたの理想のキャリアの実現を願い、記事を終えたいと思います。
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(参考）
クロマッキー大学 【時間のない方必見！】1440分の使い方
フェルミ漫画大学 【要約】1440分の使い方～成功者たちの時間