はじめに
こんな人に読んでほしい
この記事を読むとこうなる
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分かりやすい説明は結論から始まる
１．大きな情報→小さな情報の順で説明
２．聞き手と歩調を合わせる
３．相手が行動する説明の仕方とは
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相手に伝わりやすい話の伝え方
１．内容→現在→未来の流れ
２．話の意図を伝える
３．話の内容を一言で表す
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本気の伝え方で周りに信頼される
１．本気とは人との違いを見せること
２．気配りの言葉を伝えること
３．結果よりプロセスを伝える
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おわりに
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はじめに
この記事では頭のいい説明「すぐできる」コツという本から、頭のいい人が実践している説明の方法をお伝えします。
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こんな人に読んでほしい
・話が長い、分かりづらいと言われる人
・相手へのうまい伝え方を知りたい人
・いい人間関係や信頼関係を築きたい人
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この記事を読むとこうなる
・相手へ分かりやすく話を伝えらえるようになる
・短い言葉で効果的に内容を伝える方法が分かる
・本気で仕事に取り組んで周りから信頼してもらえるようになる
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こんな風になりたい方はぜひ最後までお付き合いください。
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分かりやすい説明は結論から始まる
１．大きな情報→小さな情報の順で説明
相手からの質問に対して、大きな情報から小さな情報を伝えると分かりやすいです。
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具体的には、相手の最後の言葉が一番聞きたい内容、つまり大きな情報となります。
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ホテルでの著者と支配人とのやり取り
ホテルに泊まった著者が支配人に対し
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「この時期はお客さんは多いのですか？今日は混んでいますか？」
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このように質問したそうです。
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ダメな答え方：今日の予約は１００部屋くらいですね。８割程度でしょうか。
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著者「それって混んでいるのですか？」
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ここで著者はホテルが混んでいるかが聞きたかったのに、支配人はその質問に答えていないのが問題です。
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いい答え方：比較的混んでいます。当ホテルの平均稼働率は７割ですが、本日は８割程度、１２５の客室の内１００組ほどが泊まっています。
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この２つの答え方で何が違うかお分かりでしょうか。
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大きな情報から小さな情報を伝えると効果的
いい答え方では著者の聞きたい質問に対し、「比較的混んでいます」と最初に答えています。これが大きな情報です。
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その上で、平均稼働率７割に対して本日は８割、１００組と具体的な数字を使って補足しています。これが小さな情報です。
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このように、相手が一番聞きたいことは何か？を想像して、大きな情報から答えることを意識すると効果的に伝えやすくなるでしょう。
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２．聞き手と歩調を合わせる
話の種類を伝える
・相談がある
・進捗報告します
・質問したいことがある
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このように、話の最初に相手へどんな話をしたいかを伝えると、相手も心の準備をしやすくなりその結果、理解度も高まります。
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ここまでよろしいですか？
あなたがあるプロジェクトのリーダーだとして、他のスタッフと一緒に企画や制作活動を進めていると想像してみてください。
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そんな中で、あなたは本社から呼び出され予算削減でプロジェクトの中止を言い渡されます。
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その時、あなたはスタッフへどのように説明しますか？
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悪い説明の例
本社で予算削減が決まり、我々の計画も変更せざるを得ない状況になりました。今から変更後の計画をお知らせします。
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これを聞いたスタッフたちはおそらく「どういうこと？」「なぜ予算削減？」などと疑問に思うことでしょう。
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いい説明の例
本社から急な予算削減の方針が出ました。あまりに急な話で、受け入れられない気持ちでいっぱいです。
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今後、混乱のない形で活動の見直しをしたいので、皆さんの協力をお願いしたいと思います。
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ここまでよろしいですか？
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２つの説明の違い
あまりに急な話で、受け入れられない気持ちでいっぱい
スタッフが思っているであろうことをリーダーが代弁し、スタッフの気持ちに寄り添っています。このことによりスタッフからの不満を抑え込む効果が期待できます。
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ここまでよろしいですか？
このセリフが聞き手と歩調を合わす方法となります。
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悪い説明だと、スタッフからは勝手に話を進められている印象を持たれてしまいます。
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それに対し、いい説明では「ここまでよろしいですか？」と聞くことで相手に心の準備をさせることができます。
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さらに、方針転換に至る経緯なども伝えられればなお効果的でしょう。
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３．相手が行動する説明の仕方とは
（１）相手に心の準備をさせる
（２）客観的な出来事を伝える
（３）自分の解釈を入れる
（４）お願いする
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今までの話のまとめにもなりますが、（１）から（４）の順番で話を伝えると結果を出す説明につながります。
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先ほどのプロジェクト中止の例でお伝えすると以下のようになります。
（１）相手に心の準備をさせる
皆さんに報告とお願いがあります。
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（２）客観的な出来事を伝える
本社から急な予算削減の方針が出ました。
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（３）自分の解釈を入れる
あまりに急な話で、受け入れられない気持ちでいっぱいです。
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（４）お願いする
今後、混乱のない形で活動の見直しをしたいので、皆さんの協力をお願いしたいと思います。
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（１）相手に心の準備をさせる
ここまでよろしいですか？
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上記のような形で話を進めると一方的にならずに相手からの理解を得られやすくなります。
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結論から話すことや、相手に心の準備をさせてから話すことなど普段から意識していくといい伝え方ができるようになるでしょう。
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相手に伝わりやすい話の伝え方
ここでは、相手に伝わりやすい話の伝え方のテクニックをお伝えします。
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１．内容→現在→未来の流れ
相手に状況を伝えたり、上司に報告したりする方法として内容→現在→未来の流れで伝えると伝わりやすいです。
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内容：リマインド言葉
来週の法務部門との打ち合わせに関して
現在：現在の状況
現在、契約に盛り込みたい内容を整理しています
未来：方向性
週明けに確認をお願いします
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このように、何の話かを伝えた上で現在の状況と方向性を示すことで相手の理解を促し、行動させることが可能となります。
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２．話の意図を伝える
相手に何かをお願いする時は、話の意図や理由を伝えると効果的です。
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例えば、お茶を買ってきてくれる？とお願いするよりも、３０分後にお客さんが２名来るからお茶を買ってきてくれる？とお願いした方が、聞き手に話の意図が伝わり、何のためにお茶が必要かが分かるため行動しやすくなります。
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その他、工場で掲示物をまっすぐにしてほしいと注意したとして、
「何のためにそうする必要があるのか？」
を示すことで聞き手の理解につながります。
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３．話の内容を一言で表す
説明にタイトルをつけるなどして、あなたの話の内容を一言で表してみましょう。
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例えば、メールの件名は話の内容を一言で表しています。また、誰かに話しかける時も「〇〇の件ですが」と伝えることで分かりやすく伝える事が出来ます。
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相手に心の準備をさせる上でも話を一言で伝える事を意識していきましょう。
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本気の伝え方で周りに信頼される
最後に、本気で伝える事で相手からの信頼を得やすいという話を紹介します。
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１．本気とは人との違いを見せること
あなたは仕事に本気で取り組んでいますか？
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本気で取り組んでいるとして、他の人との違いは何か説明できますか？
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私は仕事に対して本気で取り組んでいます。
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他の人との違い
（１）仕事をする時間
早く行ける時は他の人よりも30分は早く出社して仕事に取り組んでいます。
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1日だけで見るとささいなことかもしれませんが、1か月20日稼働だとして10時間、1年で120時間＝5日分を他の人より多く仕事をしています。
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さらに、土日も進捗状況をまとめたり報告書を作ったりと10時間近くは仕事に時間を充てています。1年50週と考えれば500時間は他の人より努力しています。
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何かの本で、一人前になるにはそのことに1万時間を費やす必要があると読みました。
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1日8時間の仕事を245日（年間休日120日）だとして、8Ⅹ245＝1960時間、1960時間ｘ5年＝9800時間、つまり普通に仕事をしていたら一人前になるために約5年の歳月が必要となります。
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私の場合
・1日8時間ｘ255日/年＝2040時間
・残業30時間ｘ12か月＝360時間
・土日10時間ｘ50週＝500時間 合計2900時間/年
他の人よりも1年で1000時間は多く仕事に時間を費やしている計算となります。
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仕事へ費やしている時間が多いというのが他の人との違いの一つ目です。
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（２）メール数
2月11日 13通
2月10日 30通
2月07日 11通
2月06日 25通
2月05日 19通
2月04日 24通
2月03日 19通
合計141通、平均20通/日
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最近のメール送信数を数えてみたら1日平均で20通送っていることが分かりました。
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メールだけのやり取りならもっと多い方はいらっしゃるでしょうが、社内で見た時に私以上にメールをしている人はいません。
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お客様とのやり取りに加え、業者さんや社内とのやり取りも数多くこなしているのが他の人との違いの二つ目です。
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（３）失敗の数
そして最後は失敗の数、いわゆる怒られた回数です。
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愚者は失敗に学び、賢者は歴史に学ぶという格言がありますが、その意味で言えば私は愚者です。
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動きながら物事を考え、その結果失敗してまた学ぶというサイクルを繰り返しています。
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もちろん、失敗しないように仕事を進めているのですが、うまくいかないことはまだまだ多いので、結果として注意される回数が増えてしまっています。
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重要なのは、そこから何を学んで次に同じ間違いをしないようにするかだと思っています。それが他の人との違いの三つ目です。
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２．気配りの言葉を伝えること
気配りとは物事がスムーズに進むように、先回りしてあらゆることに気をつけることを指します。 気配りのできる人は周囲を思いやり、先を見越した最善の行動をとることが習慣になっています。
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気配りをできるようになるためには3つのステップが必要だと思っています。
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（１）周囲の変化に気づくこと
観察力が必要とも言えます。周囲を思いやる行動を取るためには周囲の状況を観察してその変化に気づくことが重要です。
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例えば、同僚の女性が髪を切った事に気づくことも一つの変化だと思います。
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我々製造業であれば、それが不良を発見することにつながります。
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（２）相手がしてほしいことを先回りして考える事
変化に気づいたら、相手のしてほしいことを先回りして考える事が必要だと思います。
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その際は、自分だったらこんなことをしてくれたら助かるということを代わりにしようと考える事です。
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例えば、コピー用紙を補充する、電話に先に出る、トイレを掃除しておくなど、普段から自分が携わっている仕事を他の人よりも先回りして考える事で周りからの評価につながることでしょう。
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（３）相手より先に行動すること
先回りして考えたら、行動するところまでがワンセットです。
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普段掃除しないところを掃除する、困ったところはない？と声をかけてみる、など何でもいいと思います。自分がされたら嬉しいと思うことを相手へ先にしてあげることで相手からも返報性の原理が働き、きっと力になってくれることでしょう。
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ただ誰かに何かをしてもらおうと待っていてはいけません。何かをしてほしかったらまず自分から動くことを心がけていきましょう。
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３．結果よりプロセスを伝える
仕事は結果が全てとよく指導されていますが、半分賛成で半分反対です。
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その理由は、プロセスを構築することにも意味があると考えるからです。
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結果が重要なことは否定しませんが、その結果を出すためにプロセスが必要だと思っています。
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よく、昔は全然ダメだったけど、〇〇をすることで成功できるようになったという体験談を聞くことがありますが、そこにはプロセスを築いてきたというストーリー性を感じます。
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あなたが今、うまくいっているかどうかはさほど重要ではありません。たとえうまくいっていなかったとしても、将来その事を笑い飛ばせるようになれればいいと思っています。
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逆に大変な経験をたくさんしておいた方が将来笑えると個人的には思います。
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おわりに
この記事では頭のいい説明「すぐできる」コツから学ぶ話の伝え方などについてお伝えしました。
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あなたの成功を願い、この記事を終えたいと思います。
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（参考）
鶴野充茂著 頭のいい説明「すぐできる」コツ
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