この記事はこんな方におすすめ

20代で「短く、伝わる」文章を身につけたい人
会社での評価を上げたい若手・新任リーダー
メールやチャット、提案書を書く機会が多い人
ブログやSNS、社内Wikiで発信する人

この記事を読むとどうなるか

文章の最重要ルール7つが具体例つきで分かる
今日からメールが短く、親切で、速く書ける
推敲の型とチェックリストでミスが激減する
PREP法などの「方（型）」で説得力が上がる

「文章術ベスト100を1冊に凝縮」の要点をやさしく解説｜出世と信頼を呼ぶ“たった7つ”の基本とすぐ効くメール術

シンプルに削るだけで半分伝わる

「短い＝冷たい」ではありません。読み手の負担を軽くするのが最高の気遣いです。
基本は三つ。

余計な言い回しを削る
一文は60文字以内を目安にする
一文一義（センテンスはメッセージを一つだけ）

置き換え例

悪い例）本件につきましては、先般よりご案内の通り、現在調整中でございます。
良い例）本件は現在調整中です。

仕事の現場では「短い＝判断しやすい」。返信速度も上がります。

まず結論、次に理由。型を使えば迷わない

伝わる文章には方があります。いちばん簡単なのはPREP（結論→理由→具体例→結論）。
例（上司への報告）

結論：A社にはB案で提案します。
理由：納期優先で、B案が最短です。
具体例：既存部材を流用でき、工期が3日短縮できます。
結論：以上の理由からB案で進めます。

型を決めると、書くスピードが上がり、読み手も迷いません。

見た目を整えると、内容まで良く見える

読む気はレイアウトで決まります。

2〜3行で改行。段落ごとに要点を一つ
箇条書きは3〜5点まで
ひらがなと漢字のバランスを取る（例：〜していただく、こと、ところはひらがなで自然に）

ワンポイント
ブログや社内ポータルでは行間を広めに。スマホ前提なら短行で。

推敲は“寝かせて”から

時間を置くと、主語抜けや重複が見えます。
推敲の型（10分でも可）

音読して引っかかる所に印をつける
主語・述語・修飾のねじれを直す
同義反復を削る（例：「事前のアポイント」→「アポイント」）

実例
日報を朝に“前日の自分”が書いたつもりで読むと、曖昧表現が一気に減ります。

中学生にも通じる言葉を選ぶ

専門語ゼロは無理でも、言い換えはできます。

KPI → 目標を測る物差し
アサイン → 役割を決める
ボトルネック → 詰まりの原因

社内の新人がわかる言葉で書ければ、外部にも通じます。

例え話でイメージを一気に伝える

難しい話ほど、比喩が効きます。

悪い例）リスクが高い投資先です。
良い例）この投資は“海が荒れている日に小型ボートで出る”感じです。

注意点
比喩を使ったら、どこまで同じでどこが違うかを一行で補足する。

接続詞は“逆説”を大事にする

使いすぎも使わなすぎもNG。特に「しかし」「ただし」などの逆説は意味の転換点なので省かない。

例）売上は伸びました。しかし利益は下がりました。対策は原価の見直しです。

順接（だから）や並列（そして）は削っても意味が通ることが多いです。

メールとチャットで“すぐ使える”テンプレ

目的を先に、本文は短く、必要情報は箇条書きで。

依頼メール（PREP）

件名：明日15時の会議資料ご確認のお願い（3枚・所要3分）
結論：3枚の資料をご確認ください。
理由：16時に先方へ送付するためです。
具体：確認点は次の3点です。1）単価 2）納期 3）責任部署
締め：15時までに返信いただけると助かります。

報告チャット（60文字以内×複数投下）

A社はB案で合意。納期は7/31に確定。
原価は現状維持。粗利12％見込み。
次アクション：今日中に見積書送付。承認だけお願いします。

20代のうちに身につけたい“ミスりにくい書き方”

チェックリスト（送信前に10秒で）

結論は冒頭にあるか
一文60文字以内か
逆説が抜けていないか
日付・数字・固有名詞はあるか
相手の作業が一目で分かるか（締め切り・所要時間）

小さなエピソード
新卒2年目で“件名に所要時間を書く”だけ徹底したところ、部長からの返信が2倍速になり、承認待ちの滞留が消えました。文章力＝業務スピードです。

文章が仕事を変える“パレートの20％”

全部やろうとしない。まずは重要度の高い上位7つに集中。これだけで“80点の成果”は出ます。
優先順

シンプルに削る
PREPで組む
見た目を整える
推敲で寝かせる
やさしい言葉に言い換える
比喩でイメージを渡す
逆説を落とさない

よくある悪文を一発で直す

直し方の型（削る→言い換え→順序入れ替え）

悪い例）つきましては、当件につきご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
直し）この件の確認をお願いします。
悪い例）弊社といたしましては前向きに検討させていただきたく存じます。
直し）前向きに検討します。
悪い例）リード獲得に関しましては重要である一方で予算が不足しております。
直し）リード獲得は重要です。しかし予算が不足しています。

おわりに

文章はセンスではなく技術です。短く、型で組み、見た目を整え、少し寝かせる。やさしい言葉と比喩で届け、逆説を落とさない。これだけでメールは読みやすくなり、判断が早まり、あなたの仕事が前に進みます。
まずは今日の一本をPREPで書く。件名に所要時間を入れる。一文を60文字以内にする。小さな習慣が、あなたの評価と成果を大きく変えます。

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